Control Administrativo-implantación y control por áreas funcionales

CONTROL ADMINISTRATIVO
Con el fin de conocer un poco más del proceso de control administrativo aquí le presentamos algunos puntos para implantar un proceso de control y que debe considerarse por área funcional.

Implatación de un Procesos de control
Es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.

2. Que el personal clave comprenda y está de acuerdo con los controles.

3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

4. Evaluar la efectividad de los controles:
· Eliminado aquellos que no sirven.
· Simplificándolos
· Combinándolos para perfeccionarlos.

Características.

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la función del control no puede suplir una organización precaria.

Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

Control por áreas funcionales.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiarán las más usuales.

1.1 Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficacia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempo y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende las siguientes funciones:

1 Control de calidad. Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados elaborados por el hombre y, por lo mismo, las normas o estándares deben admitir tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas técnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observación hasta técnicas más complicadas como: control estadístico y control por muestreo, mismas que utilizarán en la empresa dependiendo de su tamaño y características.

2 Control de la producción. El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diversos sistemas de control y planeación de la producción, los que varían de acuerdo con el tamaño y la naturaleza del proceso de fabricación. Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:
· Disminución de tiempos ociosos.
· Reducción de costos.
· Evita demoras en la producción
· Permite cumplir, al departamento de ventas sus compromisos con los clientes.
· Incrementar la productividad.
En la planeación y en el control de producción se utilizan: desde técnicas simplificadas como diagramas, gráficos y estudios de tiempos; hasta la aplicación de métodos y modelos matemáticos.

3 Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
a) compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

1.2 Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace el producto al consumidor; comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las compañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:
a) toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadoctenia tales como:
· Planeación de producción.
· Inventarios.
· Compras.
· Investigación y desarrollo.
· Tráfico.
· Innovaciones en plantas y equipo.
· Finanzas: expansiones, fusiones, etc.
· Determinación de las necesidades de efectivo.
· Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas. La función de esta sistema sirve para medir la actuación de las fuerzas de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.

1.3 Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Básicamente, comprende cuatro áreas:

1 Control presupuestal. Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para ampliar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe:
· Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.
· Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.
· Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan.
· Servir de guía en al planeación de las operaciones financieras futuras.
· Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
· Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente.
· Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo.
· Contribuir a lograr las metas de la organización.

2 Control contable. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa. El objetivo primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones. El control contable debe:
· Proporcionar información veraz y oportuna.
· Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
· Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones.
· Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.
· Evitar malos manejos y desfalcos.
· Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta información a través, no sólo de registros, sino de los estados financieros, y de análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la aplicación de las razones financieras que son estándares, medidas o indicadores de la situación financiera de la organización.

3 Costos. Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que interviene en su fabricación. A través de esta información es posible no sólo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones más racionales.

4 Auditoria. La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:
· La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
· Que los métodos utilizados están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.
Como se puede inferir, la auditoría es el “control” aplicado al control financiero y su utilización es trascendental en cualquier empresa.

1.4 Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

Auditoría de recursos humanos. Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas. Incluye además la realización del inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, características y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación. Esta mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos, estos a su vez se determinan con base en registros estadísticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose, así, conflictos y apreciaciones subjetivas.

Evaluación de reclutamiento y de selección. Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
· Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración los objetivos de la empresa.
· Retiros y despidos (las causas que los provocan).

Evaluación de capacitación y desarrollo. Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
· Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento.
· Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los recursos de capacitación.

Evaluación de la motivación. Es uno de los aspectos manos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:
· Encuestas de actitud.
· Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
· Frecuencia de conflictos.
· Buzón de quejas y sugerencias.
· Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios. Responde a la pregunta “¿son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:
· Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares.
· Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.
· Conflictos saláriales.
· Presupuestos de salarios.
· Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones. La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
· Índices de accidentes.
· Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
· Análisis de ausentismo.
· Sugerencias y quejas.
· Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cuál departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas variarán de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.